Не все деловые вопросы можно решить, сидя на рабочем месте. Иногда руководителям приходится отправлять своих сотрудников в командировки. В этом случае перелет оплачивается компанией, что требует строгой отчетности.
В статье мы рассмотрим, как можно купить авиабилет для командировки, какими документами подтвердить отчет за поездку в бухгалтерии.
Как оплачивается авиабилет для командировки
При организации командировки авиабилеты – это главная статья расходов. Именно поэтому для компенсации расходов сотруднику нужно сохранить все чеки, свидетельствующие о совершении покупки. Билеты для командировочных можно купить любым удобным способом. Оплата осуществляется, как наличными, так и банковскими картами.
Наличный расчет
То, каким образом осуществляется расчет за билеты, существенного значения не имеет. Чтобы произвести оплату наличными, билеты придется покупать через кассу или в офисе авиакомпании. Иногда бывает, что сотруднику не приходится покупать их самостоятельно. В некоторых компаниях этим занимается отдельный специалист. В отчетности перед бухгалтерией в этом случае нет никакой необходимости.
Безналичный расчет
Безналичная оплата возможна при любом способе покупки авиабилетов. Проще всего оформить покупку через интернет. Для этого можно воспользоваться услугами сайтов-агрегаторов или зайти на официальный сайт авиакомпании. Чтобы отчитаться перед бухгалтерией командированному сотруднику может потребоваться выписка с банковского счета, но чаще всего удается обойтись без этого.
Что нужно для отчета в бухгалтерию после командировки
Чтобы компенсировать расходы, потраченные на авиабилеты, пассажир должен обратиться в бухгалтерию.
Для отчета после командировки потребуется:
- Распечатанный авиабилет нужен в том случае, если сотрудник оплачивал перелет из своего кармана. Эти деньги ему могут компенсировать, как сразу, так и при выплате следующей зарплаты. Если покупка осуществлялась дистанционно, необходимо предоставить распечатанную маршрут-квитанцию.
- Посадочный талон – прямое доказательство того, что сотрудник действительно присутствовал на рейсе. На нем должна стоять печать, которая говорит о прохождении предполетного досмотра. Выкидывать посадочный талон нельзя.
Порядок действий при утрате посадочного талона
Если посадочный талон утерян, пассажир может воспользоваться услугой его восстановления. Для этого необходимо обратиться с паспортом в офис авиакомпании. Пассажиру выдадут справку, где будет указано, что перелет состоялся, и пассажир действительно присутствовал на борту.
Процедура покупки авиабилета для командировки осуществляется по стандартному алгоритму. Компания может выдать сотруднику уже купленный билет или обязать его произвести покупку самостоятельно. Во втором случае предусмотрена компенсация в размере потраченной суммы.
Для ее получения нужно предъявить бухгалтеру посадочный талон и маршрут-квитанцию.
